Etapele procesului de inscriere si Certificare
1. Cererea companiei
Unitatile care depun cereri de înregistrare pentru certificare online, vor primi in maxim 48 de ore spre completare Formularul De Inscriere pentru Certificare.
2. Completarea Formularului de Inscriere
2.1 Unitatile aplicante trebuie să completeze un formular de înscriere care va include elemente privind cifra de afaceri anuală, sediul fix al unitatii şi o descriere generală a tipurilor de lucrări întreprinse şi media valorilor contractuale. Formularul de înscriere va cuprinde o declaraţie scrisă prin care se permite ca AJA Registrars Romania să contacteze instanţele judecătoreşti şi Oficiile de Protecţia Consumatorului pentru a obţine informaţii ce aparţin domeniului public şi, de asemenea, pentru a efectua verificări ale credibilităţii.
Formularul de înscriere nu va fi procesat dacă taxa de înscriere de 250 euro+TVA nu este primită o dată cu formularul, suma ce include audit de evaluare preliminara la locatie.
2.2 Verificarea si Procesarea Formularului De Inscriere de biroul AJA Registrars
Un manager al AJA Registrars Romania va efectua evaluarea iniţială asupra cuprinsului şi a anexelor primite de la organizatia aplicanta împreună cu formularul de înscriere şi, dacă este cazul, va contacta unitatea aplicantă pentru clarificări şi informaţii suplimentare. Vor fi efectuate verificări asupra dovezilor corespunzătoare ale adresei sediului fix al companiei şi va fi contactat(dupa caz) oficiul local de protecţie a consumatorului pentru a verifica dacă există urmăriri în justiţie legate de probleme ale clientilor şi înregistrări ale reclamaţiilor. De asemenea, vor fi realizate verificări pentru un istoric al situaţiei financiare şi pentru dovezi ale oricăror hotărâri importante ale Directiei Generale a Finantelor Publice Judetene , utilizând o agenţie externă.
Înregistrările verificărilor şi ale comunicării vor fi notate în Checklist-ul de Evaluare & Monitorizare.
În situaţia unor probleme cu oficiul de protecţie a consumatorului si/sau dovezi ale hotărârii Directiei Generale a Finantelor Publice Judetene legate de organizatia aplicanta, auditorul se va consulta cu Managerul de Schemă înainte de a merge mai departe. Dacă trebuie luată decizia de a nu se proceda la redactarea formularului de înscriere, organizatia aplicanta va fi informata în scris, iar taxa de înscriere va fi returnată.
Dacă rezultatele verificărilor sunt satisfăcătoare, detaliile vor fi transmise auditorului calificat corespunzător pentru domeniul respectiv.
3. Activitati de pre-evaluare
Dupa primirea formularului de inscriere, auditorul va contacta organizatia aplicanta şi va verifica gradul de pregătire pentru evaluarea cerinţelor standardului de referinta pentru certificarea conform schemei Q Mark. Daca este necesar, auditorul va contacta biroul AJA Registrars Romania şi va lua măsurile necesare pentru ca documentaţia schemei să fie transmisă organizatiei aplicante înainte de vizită.(regulament operare, scrisoare informativa si cotatie pret, checklist evaluare si standard)
Dacă este necesar, auditorul va stabili o dată reciproc convenabilă pentru vizita de evaluare, informând că va fi efectuată şi o vizită la puncte de lucru. (A se reţine faptul că lucrarea în desfăşurare trebuie să fie la un nivel adecvat de dezvoltare astfel încât să demonstreze o varietate de competenţe).
Auditorul va transmite unitatii aplicante un plan de audit pentru vizita de evaluare(checklist) , cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea vizitei.
4. Vizita de evaluare
Vizitele încep în mod normal la biroul unitatii şi sunt urmate de o vizită sau mai multe vizite la puncte de lucru. Şedinţa de deschidere/inchidere are loc la o locaţie corespunzătoare.
Vizitele incep dupa plata integrala a contravalorii cotatiei de pret transmise in prealabil(pct.3)
5. Decizia de Certificare
In urma vizitei la client, auditorul va transmite biroului AJA Registrars toate documentele de audit. Acestea vor fi analizate de comitetul tehnic, urmand ca acesta a decide si comunica catre client decizia de certificare in 48 ore dupa cum urmeaza:
a) Compania este recomandată pentru certificare în conformitate cu Schema Q Mark ca APROBAT
b) Compania este recomandată pentru înregistrare în conformitate cu Schema Q Mark ca APLICANT, cu condiţia să rezolve satisfăcător Notele de Îmbunătăţire, evaluate in urma unui audit suplimentar în intervalul de timp stabilit, de maxim 6 luni.
c) Compania nu este recomandată pentru certificare/inregistrare.
6. Emiterea si transmiterea catre client a certificatului
7. Inscrierea in baza electronica de clienti certificati conform schemei Qmark de AJA Registrars Romania